Solução de auditoria digital desenvolvida pelo TCU identifica irregularidades em folha de pagamento e aponta soluções para gestores das três esferas da Administração Pública
Está na essência de existir do Tribunal de Contas da União, a fiscalização de contas públicas. Em razão dos avanços tecnológicos a que o mundo tem conhecido, a Casa tem buscado aprimorar seus mecanismos de levantamento e análise de dados. A partir de 2015, a Secretaria de Fiscalização de Pessoal do TCU iniciou o desenvolvimento de uma ferramenta tecnológica que permitisse agilizar o processo de averiguação de irregularidades em folhas de pagamentos de pessoal, e que também potencializasse a atuação do Tribunal na proposição de soluções para as irregularidades apontadas. Desde então, a Auditoria Contínua em Folhas de Pagamentos da Administração Pública, tem desempenhado o papel de monitorar initerruptamente o pagamento de pessoal de órgãos públicos, gerando economia na aplicação dos recursos públicos.
A ferramenta de fiscalização, baseada no uso massivo de cruzamento de dados, já apontou centenas de milhares de irregularidades em folhas de pagamento de pessoal e, em conjunto com os Tribunais de Contas Estaduais e Municipais, tem atuado junto aos gestores dos órgãos nas três esferas da Administração Pública para apurar e regularizar essas situações, caso confirmada a irregularidade. Apenas no âmbito federal no ciclo de fiscalização de 2018, utilizando essa modalidade, após a análise dos esclarecimentos prestados pelos órgãos fiscalizados, o TCU identificou um benefício estimado anual de R$ 1,6 bilhão. A fiscalização conjunta das folhas de pagamento em todas as esferas de governo, feita em 2018, foi a primeira atuação conjunta dos órgãos, após um acordo de cooperação firmado entre TCU, Tribunais de Contas Estaduais e Municipais, Controladorias-Gerais e Ministérios Públicos Estaduais.
“Essa ação conjunta resultou em 136.671 indícios de diversos tipos envolvendo 16.243 órgãos estaduais e municipais, que, por se encontrarem fora da jurisdição desta Corte de Contas, foram encaminhados aos órgãos responsáveis para apuração, cujos benefício anual para os entes federados estimados são relevantes, especialmente diante do quadro fiscal que o país se encontra”, diz o ministro do TCU Aroldo Cedraz no relatório sobre o processo de fiscalização das folhas de pagamento. Segundo cálculos dos técnicos do TCU, a economia gerada aos cofres públicos, em dez anos resultante do trabalho desse modelo de auditoria poderá alcançar R$ 16 bilhões.
Originalmente, o processo de fiscalização dispendia um tempo muito grande, pois havia a necessidade de deslocar os especialistas do tribunal para cada um dos órgãos fiscalizados, onde os dados eram levantados, contabilizados e verificados de forma quase que exclusivamente manual. Nesse formato, a tarefa poderia levar meses e isso significava que um número muito reduzido de órgãos poderia ser devidamente auditado. Com a implantação do produto de Auditoria Continua em Folha de Pagamento, passou-se a usar uma plataforma que é alimentada com os dados e que tem a capacidade de cruzar informações de várias bases de dados, as quais o TCU tem acesso.
Atualmente, o trabalho envolve o cruzamento de dados cadastrais e de folhas de pagamento de 570 órgãos da administração direta dos poderes Executivo, Judiciário, Legislativo e do Ministério Público da União, cujas informações são enviadas mensalmente para o TCU. Também estão incluídas as entidades da Administração Indireta (empresas estatais, por exemplo) e os Conselhos de Fiscalização Profissional, além de cerca de 18 mil órgãos estaduais e municipais. Na análise, são comparados dados de cerca de 15 bases de dados, tais como as da Receita Federal, da Justiça Eleitoral, do Sistema Integrado de Administração de Recursos Humanos (Siape), sistema utilizado por praticamente todos os órgãos da administração direta, autárquica e fundacional do Poder Executivo Federal, além de algumas empresas estatais, Sistema Informatizado de Controle de Óbitos (SISOBI), Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), entre outras. Esse cruzamento de informações pode identificar irregularidades tais como: descumprimento do teto salarial, pagamentos indevidos de benefícios previdenciários, acúmulo indevido de parcelas remuneratórias ou indenizatórias, acumulação indevida de cargos e pagamentos indevidos decorrentes de decisão judicial, dentre outras.
As bases de dados são submetidas à verificação de situações que podem apontar a ocorrência de indícios de irregularidade. Essas situações são identificadas por meio da execução de scripts de programação, o que permite o processamento de enormes quantidades de dados em tempo relativamente curto. Estes scripts de programação são denominados de “trilhas de auditoria”, ou seja, um “caminho de análise de informações” que são executados nas bases de dados, identificando assim os indícios de irregularidades. Em resumo, a fiscalização é feita mensalmente em todos os órgãos da Administração Pública Federal. A cada ciclo de fiscalização, que se inicia em abril de um ano e vai até março do ano seguinte, novas trilhas de auditoria são desenvolvidas, com o intuito de aumentar a abrangência do controle. As trilhas implementadas em ciclos anteriores são avaliadas e, se for o caso, aprimoradas ou descontinuadas.
A ferramenta também auxilia os órgãos de controle estaduais e municipais a identificarem irregularidades relacionadas aos seus órgãos jurisdicionados. Como exemplo, a manutenção de pagamento a servidores e pensionistas já falecidos, como foi identificado no governo de Minas Gerais, que mantinha o pagamento de servidores e pensionistas mesmo após o óbito. Essa irregularidade custava R$ 596 mil reais mensais aos cofres do governo do Estado. Um gasto de R$ 7,7 milhões por ano. Ou ainda, no caso do governo de Mato Grosso, que averiguou a existência de servidores aposentados por invalidez que estavam trabalhando em outros vínculos empregatícios e que poderiam ter suas aposentadorias revertidas.
Com o desenvolvimento desse ambiente virtual, o processo fica menos burocrático e mais célere. Ao invés de o gestor encaminhar a documentação para o tribunal, em forma física, ele responde no próprio sistema, enviando os esclarecimentos e os documentos comprobatórios de forma digital. As informações são analisadas pela equipe de fiscalização do TCU e poderão ser colocadas em monitoramento ou arquivadas. Após a apuração da irregularidade e a checagem da documentação eletrônica, o gestor recebe orientações sugeridas pela equipe do TCU, para sua regularização com base nas normas vigentes. “Esse procedimento estruturado da informação oferece aos gestores de pessoal, que estão conduzindo os processos administrativos nos órgãos, um protagonismo que não existia antes”, avalia a Unidade Técnica.
Comunidade virtual
Para dar suporte à participação dos órgãos de controle estaduais e municipais, foi criada uma comunidade virtual no ambiente corporativo do TCU, denominada “Fiscalização Conjunta sobre Folhas de Pagamento”. Nesse espaço, foram incluídos manuais, acordos de cooperação, planos de trabalho e avisos em geral para facilitar a comunicação e troca de informações entre os Órgãos de Controle. Para facilitar o trabalho de apuração dos indícios, foi, também, disponibilizada ferramenta Web que serve de interface entre os gestores e os órgãos de controle. “A ferramenta de Auditoria Contínua deu ao processo todo mais velocidade, veracidade, volume e variedade, conferindo ao trabalho de fiscalização um valor agregado enorme, pois deixa de focar em um único aspecto, como os gargalos de problemas, para construir soluções conjuntas e eficazes”, avalia a Secretaria de Fiscalização de Pessoal (Sefip).
